Casi todos nosotros gastamos parte de nuestro día preguntándonos cómo podemos terminar lo que tenemos que terminar y pensando también porqué no tenemos tiempo suficiente. La Administración del Tiempo es una de las pocas cosas que afectan virtualmente a cualquier persona que tenga un trabajo, y el manejo de su tiempo puede significar la diferencia entre ser un administrador exitoso o sufrir constantemente para terminar las cosas que tiene que hacer para ser exitoso. En realidad, la administración del tiempo no es difícil si usted piensa en lo que está haciendo y hace uso de herramientas sencillas que le ayuden a administrar su tiempo de una mejor forma.
Todos perdemos tiempo en el trabajo y en casa…
Procrastinamos, chismoseamos, jugamos en el computador e incluso dejamos de hacer, inconcientemente, tareas que no nos agradan, o no queremos hacer. No hay empleado alguno que utilice cada segundo disponible en su día laboral.
Las estadísticas y el impacto del tiempo laboral perdido
Un estudio reciente de American Online y Salary.com confirmo las cifras. El empleado promedio desperdicia cerca de 2 horas por día laboral. La navegación en Internet es la principal culpable pues a esta actividad se le acredita cerca del 44.7% del tiempo perdido de todos los encuestados. Socializar con los compañeros de trabajo (23.4%) y la atención de asuntos personales (23.4%) fueron las otras dos actividades principales en el desperdicio de tiempo entre las personas que respondieron la encuesta.
Sorprendentemente, el soñar despierto (3.9%), hacer vueltas personales (3.1%) y hacer llamadas personales (2.3%) aunque están de tercer a quinto lugar en importancia, no se constituyen en una distracción significativa en comparación con las principales dos distracciones en el trabajo. Otras formas en que los empleados pierden tiempo en el trabajo que fueron citadas fueron “aplicar a otros trabajos”, “planear eventos personales” y llegar tarde o salir temprano. Cuando usted agrega otros 30 minutos para almorzar, se hace obvio que la pérdida de tiempo en el trabajo es un problema importante.
Los empleados comunes no son los únicos culpables del tiempo perdido en el trabajo. El mismo estudio encontró una pequeña diferencia entre administración y administración ejecutiva y los hábitos de pérdida de tiempo en el trabajo. Muy seguramente, como gerente, usted puede no estar perdiendo tiempo de la misma forma que otros empleados del común, pero usted también pierde la misma cantidad de tiempo en muchas de las mismas actividades. Si el tiempo perdido en el trabajo fuese cuantificado, los trabajadores norteamericanos le costarían a sus empresas cerca de $759,000 millones al año.
…el tiempo perdido le cuesta a las empresas
norteamericanas
Piense en ello por un momento. El tiempo perdido en el trabajo le cuesta a la economía más de lo que producen muchos segmentos de la industria. Esos pocos minutos que usted gasta viendo la programación de televisión, los resultados deportivos, tratando de encontrar una buena receta o mirando a ver si el salpullido que tiene debe ser visto por un médico, equivalen a más de un día de trabajo por cada cuatro días de trabajo, o un día por semana.
Eso es igual a una semana cada cinco semanas laborales, y 10.4 semanas cada año por cada empleado del país. El Departamento de Empleo de Estados Unidos estima que hay 153 millones de trabajadores en Estados Unidos, lo cual quiere decir que como fuerza laboral, desperdiciamos el equivalente a más de 9 millones de días laborales cada día. ¡Eso es además de vacaciones, festivos y otros “momentos libres” en el que no contribuimos a la fuerza laboral!
¿Es un problema? Nadie trabaja ocho horas completas al día y honestamente, no se espera que nadie pierda algo de tiempo jamás. De hecho, se necesita perder algo de tiempo para mantener su propia salud mental, dirimir conflictos o confiar en otros trabajadores. Es inevitable perder algo de tiempo.
Sin embargo, la cantidad de tiempo que perdemos puede llegar a significar la diferencia entre tener éxito en un empleo o fracasar en el mismo, perder clientes debido a negligencia o terminar proyectos a tiempo y con un menor presupuesto. El tiempo perdido le cuesta a las empresas casi un billón de dólares al año. Aunque perder algo de tiempo es algo bueno, gran parte de este desperdicio puede reducirse drásticamente y si reducimos la cantidad de tiempo que perdemos el impacto en nuestra productividad y rentabilidad será sorprendente.
La esencia de la Administración del Tiempo
La administración del tiempo no es una tarea difícil. La administración efectiva del tiempo se reduce a dos aspectos cruciales de nuestro trabajo: Disciplina y organización. Si tenemos la disciplina de darnos cuenta de que estamos perdiendo tiempo y dejamos de hacerlo y si nos concentramos en un uso eficiente del tiempo, podemos reducir dramáticamente la cantidad que perdemos.
¿Por dónde empezar? Un buen primer paso es llevar un registro de todo lo que hace en un día (incluso el tiempo que dedica a perder tiempo.) Si usted pasa dos minutos en el teléfono y cinco minutos leyendo un plan de mercadeo, registre eso. Igualmente, determine cuánto tiempo gasta en el Internet leyendo sobre Paris Hilton, mirando cómo se hace un pastel de manzana o divagando sobre los problemas deportivos locales.
Mantener un registro le dará una idea de la cantidad de tiempo que usted desperdicia y en qué lo desperdició. Igualmente, si usted es honesto con su registro, sus resultados le sorprenderán. Usted debería poder determinar rápidamente las distracciones más importantes y menos importantes y hacer los respectivos ajustes.
Recuerde que usted no tiene que hacer seguimiento a cada segundo del día. No querrá que su registro se convierta en una distracción y pérdida de tiempo como tal. Lo bueno sería que fuese una idea general de cómo gasta su tiempo y en qué lo gasta.
Deje de hacer las actividades que le hacen perder tiempo con estas herramientas
Una buena administración del tiempo exige que usted sepa en qué cosas perderá tiempo más probablemente y que deje de hacer estas cosas una vez empiece. Si mantiene un registro le servirá como recordatorio de este ejercicio. Si usted es meticuloso y honesto en su registro, tan pronto como empiece a perder tiempo, el registro le recordará que hay mejores cosas a las cuales puede dedicar su tiempo. Esta es la disciplina que necesitará para reducir considerablemente la cantidad de tiempo que pierde cada día.
Después de eso, la esencia de la administración del tiempo es la organización. La organización también es más fácil de lo que parece. Usted también puede ser ese rey o reina del “desorden” y aún ser organizado.
Empiece cada semana y día con una lista de cosas que necesita o quiere lograr. Una vez haya hecho su lista, establezca prioridades con el fin de lograr los objetivos que tiene que alcanzar. Descomponga su lista en tres fases: Inmediata (el mismo día), mediano plazo (dentro de una semana o dos) y largo plazo (esos objetivos corporativos grandes que tenemos que cumplir cada mes, trimestre o año). Debajo de cada tarea, coloque las “sub-tareas” que tiene que hacer para completar la tarea más importante de la lista.
Su lista no tiene que ser extremadamente detallada. Por ejemplo, si tiene que inspeccionar el trabajo de su equipo de producción, no tiene que mencionar cada paso – déjelo simplemente como “inspeccionar el proyecto X”. Agregue a su lista cualquier nota durante el día que le ayude a hacer seguimiento sobre cómo lograr ese punto. Asegúrese de dedicar tiempo para marcar los puntos que vaya completando, tanto para aumentar la moral así como para evitar repetir tareas o perder tiempo determinando lo que ha hecho o tiene que hacer.
Determine las principales actividades en que se pierde tiempo y haga un esfuerzo por reducirlas
Si su registro le indica que usted pierde tiempo hablando con su cónyuge o ser amado por teléfono, registre el tiempo y asegúrese de esforzarse el tiempo que le dedica a esas charlas. Dígale a la persona con la que habla mucho que tiene que recortar el tiempo debido a sus metas laborales. Explíqueles que una llamada al día está bien si es corta, mientras dos o más llamadas al día son demasiado.
Así mismo, recuerde no dedicar en esa actividad que le hace desperdiciar la mayor parte de su tiempo. Si usted gasta una gran cantidad de tiempo en el Internet, esfuércese por no gastar tanto tiempo en dicha actividad colocando una nota en el monitor de su computador. Si no quiere que todos vean una nota que dice “no perder tiempo en el Internet”, invente una frase en clave que le sea fácil de recordar. Puede colocar algo como “mirar la cuenta X” como una forma de hacerle pensar en la forma que gasta su tiempo.
Usted debería siempre tener una programación. Así como su lista, las programaciones lo mantendrán organizado, pero también le dejarán saber cuándo tiene un poco de “tiempo libre”. Recuerde que no estamos tratando de erradicar el tiempo perdido; eso es imposible. Lo que estamos tratando de hacer es reducir las formas más flagrantes en las que usted pierde tiempo y minimizar el tiempo que usted dedica en actividades que lo distraen.
Una programación bien conservada hará más fácil que usted planee su día, lo que quiere decir que usted no estará perdiendo tiempo durante el día determinando qué tiene que hacer luego. Con el tiempo, su programación, junto a su lista, se convertirá en un hábito y pronto podrá terminar el día con el mínimo de distracciones.
También podrá determinar períodos de tiempo en los cuales es posible perder algo de tiempo. Esto puede pasar entre reuniones o citas y si usted ordena su programación adecuadamente, con lo cual podrá controlar el tiempo perdido y hacer que su día avance fluidamente. Una vez una programación se convierte en una rutina, su capacidad de planear su día será más fácil y las distracciones que le solían costar tiempo serán más fáciles de evitar.
Sea disciplinado
La esencia de la administración del tiempo se reduce a tener la disciplina necesaria para asegurarse de no perder tiempo y ser productivo. Si se le dificulta la disciplina, use las herramientas antes mencionadas para poder controlar esos momentos en los que es más propenso a perder tiempo. La clave de todo es que depende de usted.
Como muchas cosas en la vida, usted tiene la capacidad de maximizar su productividad y reducir el tiempo perdido. Usted puede ser la persona más organizada en el mundo, pero si no es disciplinado, perderá tiempo. En últimas tendrá que decidirse por lo esencial en la administración del tiempo, la organización y la disciplina, y comprometerse a hacer los cambios que le permitirán reducir en gran medida la pérdida de tiempo.Información y enlace del autor: Questamenteinfo@questamente.comwww.questamente.com
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