Como proteger la empresa en vacaciones

Según el gerente general de Prosegur Activa Chile, Pere Palés, toda empresa requiere de una cobertura de seguridad que se adecue a sus necesidades, y en el caso de las pequeñas empresas, ésta n o siempre cuentan con las medidas apropiadas.

Es más, asegura que la principal falla de las pymes en esta materia es contar con sistemas de seguridad arcaicos, con instalaciones que datan de épocas remotas y que no han contado con una mantención y actualización adecuada, lo que a su parecer presenta un "gran riesgo" para el comerciante y multiplica las posibilidades de sufrir un robo.

A continuación presentamos algunas recomendaciones para proteger su empresa durante el verano, y asegurarse que a su retorno, todo esté en orden.

Recomendaciones

El gerente general de Prosegur aconseja:

• Autos a la vista: siempre dejar vehículos estacionados afuera de la empresa, lo que da la impresión que existe movimiento o actividad en el lugar.
• Iluminación interior: es aconsejable que siempre haya una iluminación mínima y aleatoria, ya que en el caso que esté automatizada, existen más probabilidades que un potencial ladrón lo note.
• Luces exteriores: es fundamental la buena iluminación exterior de la empresa, dado que los llamados "puntos negros" son peligrosos. Estos son lugares con poca luz, donde un ladrón podrá esconderse y no ser percibido por vecinos e incluso por transeúntes.
• Cero carteles: al dejar la ciudad y partir a la playa, campo o lugar de descanso, muchos comerciantes optan por avisarles a sus clientes, instalando carteles en la puerta del local, del tipo “De vacaciones, volvemos en marzo. Evitar poner cualquier cartel que revele que el propietario del local y los empleados no están y por lo tanto no existe actividad en el recinto.
• Guardar todo: en la medida que se pueda, tratar de proteger "visualmente" el negocio, guardando aquellos elementos más susceptibles de ser robados, sobre todo cuando la empresa sea visible desde la calle.
  

Por su parte, la subgerente de comunicaciones de ADT, Carola Fuentes, recomienda aprovechar la época estival para probar los sistemas de seguridad y asegurarse que realmente estén funcionando, dado que es durante el verano cuando realmente se utilizan. Aconseja, además:

Números visibles: el número de la dirección del local debe ser claro y de un tamaño adecuado, para que, en el caso que suene alguna alarma, sea identificado con rapidez cuando las autoridades lleguen al lugar.

• Vegetación: que no existan lugares donde el delincuente se pueda esconder.
• Más iluminación: la misma iluminación disuade que una persona pueda estar mucho tiempo en un lugar sin que sea percibida su presencia o actividad.
• Dificultar la entrada: por ejemplo, con rejas metálicas.
• Contactos actualizados: algunos empresarios no están disponibles durante las vacaciones y otros simplemente no quieren ser molestados, por lo que dejan una nómina de contactos que son entregados a la empresa de seguridad en el caso de que alguna alarma se active o haya algún problema. Es necesario mantener actualizados esos contactos.
  

Alternativas de seguridad
El gerente general de Prosegur Activa Chile comenta que la empresa ofrece dos servicios de seguridad importantes para las pymes: el servicio de imagen y de gestión de llaves.

Respecto al primero, explica que es importante contar con un registro de imágenes para identificar un hecho delictivo o a sus autores, así como también para "disuadir". Por esto mismo, la ubicación de las cámaras será fundamental. "El 70% de los sistemas están mal instalados", comenta, lo que implica que el local o recinto no está tan protegido como se cree.

El servicio de acuda con gestión de llaves, en tanto, implica que guardias se seguridad se desplazarán a la empresa cuando suene una alarma, los que tendrán una copia de la llave de recinto con las que podrán entrar a las dependencias, y comprobar si realmente se trata de un hecho delictivo o simplemente una "falsa" alarma.

"Esto también le permite a Carabineros realizar un mejor trabajo, ya que la compañía cuenta con las llaves para entrar a la propiedad", agrega Palés.
En tanto, la subgerente de comunicaciones de ADT comenta que dos sistemas innovadores que ofrece la empresa son la cortina de niebla y el reforzamiento de la seguridad.

El primero consiste en un sistema que se instala en ciertos lugares u oficinas de la empresa que el sueño quiera resguardar más porque existen, por ejemplo, artículos valiosos como computadores o cajas fuerte. Funciona de la siguiente forma, explica Fuentes: ante el ingreso de una persona, la cortina de niebla se activa y en segundos la habitación se llena de humo, provocando que el "intruso" pierda visibilidad y por lo tanto se mantenga en una situación de inmovilidad. Esto da tiempo para que las autoridades acudan al lugar.

Una opción más flexible para la época estival es contratar de manera temporal rondas preventivas de móviles de reacción, explica la experta de ADT. Este sistema le asegura al empresario que acudirán cada cierto tiempo, por ejemplo dos veces a la semana, al negocio, de manera de controlar lo que sucede y disuadir a los potenciales ladrones.

Fuente: emol.com

Explorando la mente del estratega

Pensar en forma estratégica significa algo más que estar alerta ante las oportunidades que se nos presentan. Se necesita tener un fin determinado, un claro sentido de propósito. Se requiere también tener una visión clara: sentido de dirección de hacia dónde se quiere avanzar. Dice un dicho “sin visión no hay ocasión”. El elemento clave que mueve la mente del estratega es la visión proyectada a largo plazo.

En este sentido, la mente del estratega siempre tiene planes para el futuro, constantemente están visualizando opciones y evaluando escenarios, porque tienen un propósito claro, articulado en objetivos definidos. No solamente ve las circunstancias presentes, sino que está captando patrones y alternativas que otros no ven, como consecuencia de haber desarrollado el hábito de “alzar sus ojos hacia el horizonte y ver más allá de la coyuntura en que vive”, lo cual le permite tener capacidad de respuesta ante situaciones imprevistas, al prever los problemas y sus soluciones, porque la mente del estratega piensa con visión de largo plazo, con sentido de propósito, no se entretiene en lo cotidiano y de corto plazo.

Ahora la visión que guía al estratega no sólo está en su pensamiento sino también está presente en sus emociones; emerge de sus propias necesidades. El estratega (líder o gerente) necesita tomar contacto emocional con la visión, así es como asume el compromiso y la responsabilidad de alcanzar ésta. Es la pasión que desarrolla por la visión, lo que lo mantiene motivado a realizar acciones estratégicas dirigidas a materializar ésta. Su contacto emocional con la visión y sus propias necesidades, convierte su visión en una brújula interna que guía al estratega. Si en algún momento pierde esa guía interna y los acontecimientos lo fuerzan a actuar, dejará de accionar en forma estratégica, y comenzará a reaccionar ante las situaciones de crisis.

Desarrollar un enfoque estratégico, pues, no significa llenarnos de cuentas y análisis rigurosos, aunque el análisis es necesario, sino más bien de adoptar un estado mental flexible y abierto al cambio; de embarazarnos de una visión que es alimentada y sustentada, como la mujer al feto, desde nuestras propias entrañas y energía interna; de concebir un proyecto de vida que es apuntalando con nuestra fuerza interior. Es llenarnos de una perspectiva real del cambio que está operando, sin perder la perspectiva de que “los verdaderos cambios se instalan de adentro hacia fuera” (Manuel Barroso). Es desarrollar la capacidad de ver los obstáculos que se pueden presentar, las posibilidades ocultas y las diferentes opciones por las que se puede optar, lo que requiere también desarrollar la capacidad de visualizar e imaginar los pasos requeridos para alcanzar los objetivos planteados. Este es un proceso más intuitivo que racional, un proceso que va más allá del ámbito consciente y meramente analítico.

Como dice Kenichi Ohmae, en relación con el mundo empresarial: “… las estrategias de negocios que llegan a tener éxito no provienen de un riguroso análisis, sino más bien de un particular estado mental”. En tal sentido, deberíamos preguntarnos: ¿dónde nace y se desarrolla la visión estratégica? Nace en el corazón del estratega. Es fruto de su dinámica interna, de cómo percibe la realidad, de cómo se movilizan sus emociones, de cuáles son sus sueños, de cuáles son sus mapas, de cuáles son talentos dominantes.

La visión estratégica del líder o gerente estratega está matizada por su conocimiento / aprendizaje, su experiencia, su motivación, su intuición, sus mapas metabolizados o introyectados, su cosmovisión de la vida, su desarrollo de carácter y por la conciencia que tiene en sí mismo de lo que está ocurriendo en el entorno, en la organización donde lidera o gerencia y dentro de los límites de sí mismo. Todos estos elementos configuran el ambiente interno en el que florece o se marchita la visión, y en donde se construyen las estrategias o se obstaculiza el proceso de definición estratégica.

Es en el propio corazón del hombre donde se atiza o ahoga la visión estratégica del líder o gerente. Es en el corazón del hombre donde surgen las resistencias o las fuerzas para perseverar en los propósitos, donde se alojan los miedos a fracasar o el coraje para triunfar, donde se hace evidente la incapacidad o flexibilidad para manejar la incertidumbre y la ambigüedad que genera emprender procesos de cambios necesarios para alcanzar la visión.

Por otra parte, desarrollar una mentalidad de estratega supone cultivar el hábito de pensar en forma estratégica, al punto de que se constituya en una actitud de vida, una forma de ser y estar en el mundo. Como dice Kenichi Ohmae: “Es una disciplina diaria y no un recurso que puede dejarse en hibernación durante las épocas tranquilas y despertarse cuando surge una emergencia”. Ver la estrategia como un recurso o metodología para abordar “situaciones de crisis” o apagar fuegos inesperados, equivale a actuar reactivamente; pero el estratega no improvisa, no reacciona, no vive en “automático”, por inercia, según el dicho “como vamos viendo, vamos haciendo”, sino que actúa con proactividad, con intencionalidad, más aun, con mentalidad de oportunista, o como dice Peter Drucker: “oportunista con propósito”.

Lo vertiginoso y complejo del cambio no deja lugar para las improvisaciones. La falta de previsión y sentido estratégico puede resultar un error demasiado costoso, un lujo muy caro en estos tiempos de cambio permanente. Al respecto dice Peter Drucker “estar sorprendido con lo que ocurre es un riesgo muy grande para tolerar”, sobre todo en un mundo tan complejo, competitivo y cambiante. El líder / gerente estratega está consciente de esta realidad, por lo que no deja al azar o bajo la responsabilidad de otro, el curso de acción a seguir, sino que explora dentro de sí y en el entorno, para definir su estrategia.

Jesús de Nazaret también nos alerta sobre la necesidad de ser previsivo y de pensar estratégicamente. “Porque ¿quién de vosotros, que queriendo edificar una torre, no se sienta primero y calcula los gastos, a ver si tiene lo que necesita para acabarla? No sea que después que haya puesto el cimiento, y no pueda, todos los que lo vean comiencen a hacer burla de él, diciendo: Este hombre comenzó a edificar, y no pudo acabar. O qué rey, al marchar a la guerra contra otro rey, no se sienta primero y considera si puede hacer frente con diez mil al que viene contra él con veinte mil? Y sino puede, cuando el otro está todavía lejos, le envía una embajada y le pide condiciones de paz” (Lucas 14:28-30).

Esta ilustración nos habla de la necesidad de actuar en la vida con previsión, con enfoque estratégico, lo cual es opuesto a la improvisación y a la acción ligera e irreflexiva, que no pondera las posibles consecuencias de las decisiones que se toman.

El sentimiento de culpa puede arruinar su negocio

El consumidor ingresa al local y comienza la búsqueda del artículo que desea comprar, comienza a tentarse con los productos pero en este momento de “lucidez” lo toma y lo compara con otros del mismo precio o utilidad, se pregunta si realmente le conviene.

En un segundo, el cliente pierde la razón tentado por diversos aspectos y empieza la compra compulsiva. ¿Como se logra llegar a este momento de irracionalidad y necesidad excesiva?.

Estudio de la universidad de Stanford nos habla del sentimiento de culpa que afronta el cliente cuanto en un primer momento compra un objeto que el lo clasifica de “lujo”. Este consumidor solo se limita a bajar la cabeza y llegar a la caja para comprarlo o esta demasiado emocionado para ver otros productos.

Conociendo este comportamiento podemos concluir en que es necesario acomodar los productos de tal forma que los llamados “de lujo” estén siempre al final de la búsqueda del cliente. Que el mismo sea tentado por objetos “necesarios” que llevabará a su carrito.

Otro punto a tener en cuenta es acomodar las promociones siempre al comienzo del recorrido, nunca cerca de los elementos de “lujo” por que promoverá el “enfriamiento” del cliente al ver en contraste lo “necesario” con el “lujo”.

Si, es recomendable proponer productos de “lujo” con diferentes formas de pago y financiamientos.

Para finalizar, debemos apostar a los impulsos consumistas del cliente siempre.

El Costo de la Lealtad del Cliente

Cuando mi local de café favorito hizo demasiados cambios, los clientes se fueron. ¿Cómo puede usted evitar cometer este mismo error?

Como a muchos de ustedes les debe pasar, el café es para mí como un combustible. Puedo hacerlo yo mismo en mi oficina, pero prefiero salir a la calle a buscar un café que me mantenga trabajando a la máxima capacidad. Mi lugar favorito es una cafetería cercana en el centro de la ciudad. A veces compro el café y me lo llevo para tomarlo en la oficina, y otras veces me siento en una mesa o en la barra si es que tengo una reunión o necesito cambiar de aire para trabajar en algún proyecto.

Este café abrió la misma semana que me mudé a mi oficina. Entré sin saber que ellos también eran nuevos en el barrio. Inmediatamente me gustó el lugar y supe que sería uno de mis favoritos.

El café se encontró con una clientela leal de amantes del café y pareció ser atractivo para muchas clases de clientes por diferentes razones. El negocio tuvo tanto éxito que los dueños compraron el local contiguo y duplicaron el espacio disponible un par de años después. El café pudo crecer sin problemas mientras mantenía su apariencia original.

Todo parecía ir bien hasta que los dueños tomaron algunas decisiones estratégicas que comenzaron a alienar a sus principales clientes. No fue una sola cosa, sino una serie de pequeños cambios que impactaron cada punto clave del negocio de una manera negativa. Y es graciosa la forma en que la gente me ha contado sus frustraciones con respecto a los cambios en la cafetería.

Un cliente regular del mismo local estaba en una cena a la cual yo también había sido invitado, y mientras estaban sirviendo el café, comentó cuán decepcionado estaba de que su local de café favorito había subido los precios. Dijo que los precios ya eran altos, pero ahora los dueños parecían estar algo molestos con sus clientes, y que esta nueva actitud causó que él buscara un nuevo lugar para hacer su parada matutina.

Otra persona me preguntó si yo me había percatado del aumento de precios. Entonces me contó que cuando había pedido algo de crema extra para su café, se lo habían cobrado como un adicional cuando en el pasado jamás lo hacían.

También pude notar que comenzó a ser más fácil conseguir asientos libres, y que definitivamente había muchos menos estudiantes tomando algo en el último tiempo, tal vez a causa de que las credenciales para clientes leales fueron discontinuadas cuando subieron los precios (antes se podía tomar una 10ª taza de café sin cargo con esa credencial).

Recientemente pusieron un cartel diciendo que la cafetería estaba donando a una obra de caridad una parte de sus ingresos. Entonces, uno de los clientes dijo, mientras pagaba su cuenta, que él prefería elegir a qué organización sin fines de lucro donar su dinero; y que si por ese motivo habían subido los precios, él prefería que le reembolsaran el importe de la donación.

Esta situación me hizo dar cuenta de que realmente no existen las decisiones pequeñas cuando se trata de un negocio. Aún cuando se trate de una marca grande, hay que monitorear constantemente la satisfacción de los clientes porque su lealtad no puede ser tomada como algo seguro y eterno. ¿Qué otra cosa diferente podrían haber hecho los dueños de esta cafetería, aún si asumimos que necesitaban subir sus precios?

Pregúntele a sus mejores clientes. Nadie quiere pagar de más por productos o servicios que compran con regularidad, pero se puede aceptar si se recibe algo más a cambio. No parece que esta cafetería haya realizado un “focus group” o utilizado siquiera un cartel de aviso para sus clientes. Es increíble lo que uno puede aprender con simplemente conversar con los clientes, explicando la situación, y entonces tratar de resolver juntos el problema con formas creativas de manejar la situación.

Controle cada variable por separado para saber cuáles puntos tienen el mayor impacto y por qué. A mucha gente no le gusta cambiar sus hábitos de ninguna manera. Si usted altera muchas cosas al mismo tiempo, es difícil saber cuáles de los cambios son buenos o útiles y cuáles son rechazados o evitados por los clientes. ¿Fue el aumento en los precios? ¿Fue la eliminación de la credencial para clientes leales? ¿Fue la donación para caridad? ¿O fue el hecho de que otro local abrió cerca del negocio y muchos de los clientes que no se sentían cómodos comenzar a mudarse de lugar? ¿O fue algo más que comenzó a impactar negativamente en la experiencia de los clientes? Sería difícil acertar con la respuesta correcta.

Hay que admitir cuando se comete un error. ¿Habrán estado los empleados involucrados en la decisión de aumentar los precios? Tal vez su actitud más “amarga” sea un reflejo del hecho de que a ellos tampoco les parecía una buena decisión y son los clientes los que se dan cuenta de ello en lugar de los dueños. Con esto no estoy sugiriendo que los precios nunca pueden ser subidos. Eso sí, asegúrese también de saber cómo luce el escenario competitivo. Tal vez deba bajar ciertos costos en su negocio en lugar de aumentar los precios. Puede que termine dejándose fuera de competencia a usted mismo, ya que no importa en qué rubro esté su negocio, sus clientes siempre tienen varias opciones para elegir.

Recuerde que su negocio existe porque los clientes pueden (y quieren) pagar por lo que usted les ofrece. Sin ellos, necesitará buscar otra cosa para hacer. Así que mire, escuche y aprenda, porque es mucho más costoso hacer que vuelvan una vez que ya se han ido. Un café está abriendo en la otra cuadra, y me pregunto si me encontraré allí con muchas caras familiares.

Artículo Gentileza de:

DARKBLUE Consulting – Consultoría integral en diseño, comunicación y marketing.

El Plan de Negocios

Top Ten “Lo que HAY que hacer”

1. Prepare un plan de negocios completo para cualquier negocio que esté considerando emprender.
2. Utilice las estructuras de planes de negocios ya existentes.
3. Complete las secciones de su plan de negocios a medida que va avanzando en el armado.
4. Arme el plan de negocios de manera atractiva para que funcione como herramienta de venta.
5. Envíe su plan de negocios a aquellos expertos del rubro que le interesa para conocer su opinión.
6. Detalle sus estrategias sobre cómo piensa manejar las adversidades.
7. Detalle las fortalezas y las debilidades de su equipo gerencial.
8. Incluya una proyección anual del flujo de dinero detallado mensualmente.
9. Modifique con frecuencia sus planes de negocios para que tengan en cuenta las condiciones cambiantes.
10. Contrate los servicios profesionales de consultores especializados en planes de negocios.

Top ten “Lo que NO hay que hacer”

1. No sea optimista aumentando las estimaciones de ventas.
2. No sea optimista disminuyendo las estimaciones de costos.
3. No ignore o reste importancia a las debilidades en su plan. Detállelas.
4. No se centre en proyecciones de largo plazo. Es mejor que se enfoque en las proyecciones para el primer año.
5. No dependa enteramente de la originalidad de su negocio o del éxito de un invento.
6. No quiera dar la impresión de ser alguien que no es. Sea realista.
7. No quiera ser todo para todos. Los especialistas altamente enfocados usualmente son mejores.
8. No siga adelante sin el adecuado conocimiento financiero y económico.
9. No base su plan de negocios en un concepto maravilloso. Pruébelo primero.
10. No evite el paso de preparar un plan de negocios antes de comenzar.

¿Qué es un Plan de Negocios?

El valor principal de su plan de negocios será crear un esquema escrito que evalúe todos los aspectos de la viabilidad económica de su emprendimiento de negocio, incluyendo una descripción y un análisis de los prospectos de su negocio.

Tenga en mente que crear un plan de negocios es un paso esencial que cualquier emprendedor prudente debe llevar a cabo, sin importar el tamaño de su negocio. Muy a menudo este paso es evitado, lo cual es un grave error ya que no podemos pasar por alto su importancia.

Los planes de negocios pueden variar enormemente. En las librerías se pueden encontrar libros dedicados a los formatos de los planes de negocios. Puede ser un punto de largada para que usted diseñe un plan que resulte ideal para su empresa en particular. Aunque en todos los casos lo mejor es ponerse en contacto con una consultora especializada para que lo ayude en esta tarea.

Su plan de negocios será su mapa de ruta para poder seguir el curso correcto de su negocio. Pero de antemano no podrá predecir todas las diferentes circunstancias que puedan surgir. Por esta razón, luego de que haya abierto las puertas de su negocio, es importante que usted revise y actualice periódicamente su plan con la ayuda de profesionales en marketing.

¿Cuál es la importancia de contar con un Plan de Negocios?

Su plan de negocios le será de utilidad en varios sentidos:

- Primero y principal, el plan definirá y enfocará su objetivo utilizando la información y los análisis apropiados.
- Usted podrá utilizar el plan como una herramienta de venta al negociar con importantes contactos, incluyendo a sus accionistas, sus inversores y su banco.
- Su plan de negocios podrá descubrir omisiones y/o debilidades en su proceso de planeamiento.
- Usted podrá utilizar el plan para pedir opiniones y consejos de la gente, incluyendo a aquellos que estén en su mismo rubro, quienes gratuitamente le darán una invalorable ayuda. Muy a menudo los emprendedores se cierran y hacen las cosas a su manera, perdiéndose del beneficio de los comentarios de expertos que podrían ahorrarles mucho sudor y sufrimiento.

Artículo gentileza de www.darkblue.com.ar

La Esencia de la Administración del Tiempo

Casi todos nosotros gastamos parte de nuestro día preguntándonos cómo podemos terminar lo que tenemos que terminar y pensando también porqué no tenemos tiempo suficiente. La Administración del Tiempo es una de las pocas cosas que afectan virtualmente a cualquier persona que tenga un trabajo, y el manejo de su tiempo puede significar la diferencia entre ser un administrador exitoso o sufrir constantemente para terminar las cosas que tiene que hacer para ser exitoso. En realidad, la administración del tiempo no es difícil si usted piensa en lo que está haciendo y hace uso de herramientas sencillas que le ayuden a administrar su tiempo de una mejor forma.

Todos perdemos tiempo en el trabajo y en casa…

Procrastinamos, chismoseamos, jugamos en el computador e incluso dejamos de hacer, inconcientemente, tareas que no nos agradan, o no queremos hacer. No hay empleado alguno que utilice cada segundo disponible en su día laboral.

Las estadísticas y el impacto del tiempo laboral perdido
Un estudio reciente de American Online y Salary.com confirmo las cifras. El empleado promedio desperdicia cerca de 2 horas por día laboral. La navegación en Internet es la principal culpable pues a esta actividad se le acredita cerca del 44.7% del tiempo perdido de todos los encuestados. Socializar con los compañeros de trabajo (23.4%) y la atención de asuntos personales (23.4%) fueron las otras dos actividades principales en el desperdicio de tiempo entre las personas que respondieron la encuesta.

Sorprendentemente, el soñar despierto (3.9%), hacer vueltas personales (3.1%) y hacer llamadas personales (2.3%) aunque están de tercer a quinto lugar en importancia, no se constituyen en una distracción significativa en comparación con las principales dos distracciones en el trabajo. Otras formas en que los empleados pierden tiempo en el trabajo que fueron citadas fueron “aplicar a otros trabajos”, “planear eventos personales” y llegar tarde o salir temprano. Cuando usted agrega otros 30 minutos para almorzar, se hace obvio que la pérdida de tiempo en el trabajo es un problema importante.

Los empleados comunes no son los únicos culpables del tiempo perdido en el trabajo. El mismo estudio encontró una pequeña diferencia entre administración y administración ejecutiva y los hábitos de pérdida de tiempo en el trabajo. Muy seguramente, como gerente, usted puede no estar perdiendo tiempo de la misma forma que otros empleados del común, pero usted también pierde la misma cantidad de tiempo en muchas de las mismas actividades. Si el tiempo perdido en el trabajo fuese cuantificado, los trabajadores norteamericanos le costarían a sus empresas cerca de $759,000 millones al año.

…el tiempo perdido le cuesta a las empresas
norteamericanas

$759,000 miillones al año

Piense en ello por un momento. El tiempo perdido en el trabajo le cuesta a la economía más de lo que producen muchos segmentos de la industria. Esos pocos minutos que usted gasta viendo la programación de televisión, los resultados deportivos, tratando de encontrar una buena receta o mirando a ver si el salpullido que tiene debe ser visto por un médico, equivalen a más de un día de trabajo por cada cuatro días de trabajo, o un día por semana.

Eso es igual a una semana cada cinco semanas laborales, y 10.4 semanas cada año por cada empleado del país. El Departamento de Empleo de Estados Unidos estima que hay 153 millones de trabajadores en Estados Unidos, lo cual quiere decir que como fuerza laboral, desperdiciamos el equivalente a más de 9 millones de días laborales cada día. ¡Eso es además de vacaciones, festivos y otros “momentos libres” en el que no contribuimos a la fuerza laboral!

¿Es un problema? Nadie trabaja ocho horas completas al día y honestamente, no se espera que nadie pierda algo de tiempo jamás. De hecho, se necesita perder algo de tiempo para mantener su propia salud mental, dirimir conflictos o confiar en otros trabajadores. Es inevitable perder algo de tiempo.

Sin embargo, la cantidad de tiempo que perdemos puede llegar a significar la diferencia entre tener éxito en un empleo o fracasar en el mismo, perder clientes debido a negligencia o terminar proyectos a tiempo y con un menor presupuesto. El tiempo perdido le cuesta a las empresas casi un billón de dólares al año. Aunque perder algo de tiempo es algo bueno, gran parte de este desperdicio puede reducirse drásticamente y si reducimos la cantidad de tiempo que perdemos el impacto en nuestra productividad y rentabilidad será sorprendente.

La esencia de la Administración del Tiempo

La administración del tiempo no es una tarea difícil. La administración efectiva del tiempo se reduce a dos aspectos cruciales de nuestro trabajo: Disciplina y organización. Si tenemos la disciplina de darnos cuenta de que estamos perdiendo tiempo y dejamos de hacerlo y si nos concentramos en un uso eficiente del tiempo, podemos reducir dramáticamente la cantidad que perdemos.

¿Por dónde empezar? Un buen primer paso es llevar un registro de todo lo que hace en un día (incluso el tiempo que dedica a perder tiempo.) Si usted pasa dos minutos en el teléfono y cinco minutos leyendo un plan de mercadeo, registre eso. Igualmente, determine cuánto tiempo gasta en el Internet leyendo sobre Paris Hilton, mirando cómo se hace un pastel de manzana o divagando sobre los problemas deportivos locales.

Mantener un registro le dará una idea de la cantidad de tiempo que usted desperdicia y en qué lo desperdició. Igualmente, si usted es honesto con su registro, sus resultados le sorprenderán. Usted debería poder determinar rápidamente las distracciones más importantes y menos importantes y hacer los respectivos ajustes.

Recuerde que usted no tiene que hacer seguimiento a cada segundo del día. No querrá que su registro se convierta en una distracción y pérdida de tiempo como tal. Lo bueno sería que fuese una idea general de cómo gasta su tiempo y en qué lo gasta.

Deje de hacer las actividades que le hacen perder tiempo con estas herramientas

Una buena administración del tiempo exige que usted sepa en qué cosas perderá tiempo más probablemente y que deje de hacer estas cosas una vez empiece. Si mantiene un registro le servirá como recordatorio de este ejercicio. Si usted es meticuloso y honesto en su registro, tan pronto como empiece a perder tiempo, el registro le recordará que hay mejores cosas a las cuales puede dedicar su tiempo. Esta es la disciplina que necesitará para reducir considerablemente la cantidad de tiempo que pierde cada día.

Después de eso, la esencia de la administración del tiempo es la organización. La organización también es más fácil de lo que parece. Usted también puede ser ese rey o reina del “desorden” y aún ser organizado.

Empiece cada semana y día con una lista de cosas que necesita o quiere lograr. Una vez haya hecho su lista, establezca prioridades con el fin de lograr los objetivos que tiene que alcanzar. Descomponga su lista en tres fases: Inmediata (el mismo día), mediano plazo (dentro de una semana o dos) y largo plazo (esos objetivos corporativos grandes que tenemos que cumplir cada mes, trimestre o año). Debajo de cada tarea, coloque las “sub-tareas” que tiene que hacer para completar la tarea más importante de la lista.

Su lista no tiene que ser extremadamente detallada. Por ejemplo, si tiene que inspeccionar el trabajo de su equipo de producción, no tiene que mencionar cada paso – déjelo simplemente como “inspeccionar el proyecto X”. Agregue a su lista cualquier nota durante el día que le ayude a hacer seguimiento sobre cómo lograr ese punto. Asegúrese de dedicar tiempo para marcar los puntos que vaya completando, tanto para aumentar la moral así como para evitar repetir tareas o perder tiempo determinando lo que ha hecho o tiene que hacer.

Determine las principales actividades en que se pierde tiempo y haga un esfuerzo por reducirlas

Si su registro le indica que usted pierde tiempo hablando con su cónyuge o ser amado por teléfono, registre el tiempo y asegúrese de esforzarse el tiempo que le dedica a esas charlas. Dígale a la persona con la que habla mucho que tiene que recortar el tiempo debido a sus metas laborales. Explíqueles que una llamada al día está bien si es corta, mientras dos o más llamadas al día son demasiado.

Así mismo, recuerde no dedicar en esa actividad que le hace desperdiciar la mayor parte de su tiempo. Si usted gasta una gran cantidad de tiempo en el Internet, esfuércese por no gastar tanto tiempo en dicha actividad colocando una nota en el monitor de su computador. Si no quiere que todos vean una nota que dice “no perder tiempo en el Internet”, invente una frase en clave que le sea fácil de recordar. Puede colocar algo como “mirar la cuenta X” como una forma de hacerle pensar en la forma que gasta su tiempo.

Usted debería siempre tener una programación. Así como su lista, las programaciones lo mantendrán organizado, pero también le dejarán saber cuándo tiene un poco de “tiempo libre”. Recuerde que no estamos tratando de erradicar el tiempo perdido; eso es imposible. Lo que estamos tratando de hacer es reducir las formas más flagrantes en las que usted pierde tiempo y minimizar el tiempo que usted dedica en actividades que lo distraen.

Una programación bien conservada hará más fácil que usted planee su día, lo que quiere decir que usted no estará perdiendo tiempo durante el día determinando qué tiene que hacer luego. Con el tiempo, su programación, junto a su lista, se convertirá en un hábito y pronto podrá terminar el día con el mínimo de distracciones.

También podrá determinar períodos de tiempo en los cuales es posible perder algo de tiempo. Esto puede pasar entre reuniones o citas y si usted ordena su programación adecuadamente, con lo cual podrá controlar el tiempo perdido y hacer que su día avance fluidamente. Una vez una programación se convierte en una rutina, su capacidad de planear su día será más fácil y las distracciones que le solían costar tiempo serán más fáciles de evitar.

Sea disciplinado

La esencia de la administración del tiempo se reduce a tener la disciplina necesaria para asegurarse de no perder tiempo y ser productivo. Si se le dificulta la disciplina, use las herramientas antes mencionadas para poder controlar esos momentos en los que es más propenso a perder tiempo. La clave de todo es que depende de usted.

Como muchas cosas en la vida, usted tiene la capacidad de maximizar su productividad y reducir el tiempo perdido. Usted puede ser la persona más organizada en el mundo, pero si no es disciplinado, perderá tiempo. En últimas tendrá que decidirse por lo esencial en la administración del tiempo, la organización y la disciplina, y comprometerse a hacer los cambios que le permitirán reducir en gran medida la pérdida de tiempo.Información y enlace del autor: Questamenteinfo@questamente.comwww.questamente.com

Atributos de un Gerente Altamente Exitoso

Prácticamente todo gerente quiere hacer un buen trabajo. Quieren hacerlo por una variedad de razones, incluyendo su progreso, visión y compromiso personal con la compañía con la que trabaja. Hacer un buen trabajo quiere decir que deben tener un buen entendimiento con sus empleados y deben poseer varias características que los hagan gerentes, entrenadores y mentores de cada persona que trabaja para ellos. Las siguientes son algunas características que un buen gerente debe poseer. No están en orden de importancia y dependen de su trabajo; puede haber otras características que son indispensables para el éxito. Todo buen gerente posee al menos las siguientes diez características.

Características Personales

Honestidad: A nadie le agrada un mentiroso o alguien a quien le da miedo dar malas noticias. La honestidad implica más que simplemente decir la verdad. Ser honesto implica que usted siempre tratará a todos de la misma forma – incluso la gente por la que siente afecto y la gente que puede no agradarle personalmente. La honestidad también significa que usted siempre tratará cada situación, bien sea que esté tratando con clientes, proveedores, el público o sus empleados de una forma que sea directa y franca. No ser honesto puede acabar con la moral y establece un estándar débil para los empleados que usted lidera. Si usted es deshonesto, sus empleados también se sentirán más cómodos siendo deshonestos. Esto puede llevar a problemas con clientes y entre sus trabajadores.

Humildad: Toda persona tiene un ego y la gente más exitosa tienen egos saludables – pero usualmente también lo compensan con una dosis saludable de humildad. Ser capaz de permitir que otros reciban el crédito y dar el crédito cuando se deba es crucial para tener empleados felices y leales. A nadie le gusta un presumido o un fanfarrón, ni siquiera a los empelados más desinteresados. Ser humilde también crea un ejemplo para sus empleados. Los empleados no son niños, pero la mayoría de empleados replicarán el estilo de su gerente con el tiempo. Si usted siempre está concentrado en “distribuir la riqueza” por así decirlo, usted verá que la mayoría de sus empleados empezarán a imitar esa característica de su carácter.

Integridad: La integridad y la honestidad están relacionadas, pero son muy diferentes. La integridad es su compromiso con productos y/o servicios de calidad y su lealtad con la compañía, su trabajo y sus empleados. La integridad también es comprometerse a servirles a sus empleados y clientes al máximo de sus capacidades, todo el tiempo y haciéndolo de una forma abierta. A los gerentes que les falta integridad a menudo tienen problemas con aquellos empleados que también les falta integridad. Los gerentes anti-éticos por lo general atraen empleados anti-éticos y acaban con el espíritu de los buenos empleados. Las culturas corporativas que fomentan prácticas y hábitos anti-éticos casi siempre terminan por tener problemas con clientes, empleados e incluso con la ley.

Metodología Imparcialidad: Tratar a todos los empleados por igual, incluso aquellos que le agradan o quienes no le importan, también es una calidad intangible que todos los buenos gerentes poseen. Crear un aura de imparcialidad en el trabajo no solo crea empleados más felices, también ayuda a fomentar un sentido de comunidad en el lugar de trabajo y ayuda a crear vínculos entre usted y sus empleados. El no tratar a todos de la misma forma puede llevar a problemas de moral, producción e incluso problemas legales si un empleado siente que está siendo tratado injustamente. Si trata a sus empleados con imparcialidad también facilitará las cosas cuando usted tenga que pedirles a sus empleados que se esfuercen más en sus rutinas laborales normales. Todo gerente tiene que hacer esto ocasionalmente y cuando tengan que hacerlo, la forma en que traten a sus empleados se verá reflejada en su reacción a sus solicitudes. Los gerentes que fomentan un aura de imparcialidad e igualdad disfrutarán de empleados que estarán dispuestos a sacrificar su tiempo para completar un proyecto o trabajar tarde. Los gerentes que no tratan a sus empleados con imparcialidad a menudo tendrán que lidiar con empleados que guardan resentimientos y no están dispuestos a hacer un esfuerzo adicional por el gerente o la compañía.

Apreciación: A todos nos gusta que nos digan que estamos haciendo un buen trabajo y los empleados no son diferentes. Los buenos gerentes son comprensivos y elogian a sus empleados cuando se lo merecen. Si le muestra a sus empelados aprecio por un trabajo bien hecho es una forma fácil de general lealtad y también una buena ética de trabajo. Hay muchas formas de mostrar aprecio, pero la más fácil es la felicitación por un buen trabajo. Otras sugerencias son mostrar su aprecio invitándolos a almorzar ocasionalmente, abogar por primas de final de año y recordarles a los clientes su importancia para con la compañía.

Calma: Los buenos gerentes también poseen un sentido de perspectiva. El no entrar en pánico o desesperación cuando las cosas salen mal es crucial para tener una relación abierta y saludable con sus empleados. Los jefes explosivos o pesimistas no solo incitan a sus empleados a hacer lo mismo sino que también intimidan a otros empleados. Los empleados que no se sienten bien al ir a trabajar son empleados que no harán el mejor trabajo posible. La era el gerente “agresivo”, maniático, ha quedado en el pasado. Con el desempleo en mínimos históricos, es difícil encontrar buenos empleados. Una forma de conservarlos y mantenerlos felices es asegurarse de siempre ser razonable y calmado cuando las cosas sean estresantes. Esto también dice mucho de usted como persona y no es algo perdido en todos sino en los empleados más cínicos. En NASCAR, hay un dicho, “las advertencias traen advertencias.” Esto se refiere a un accidente que genera más accidentes en la medida que los conductores se desesperan cada vez más por avanzar en la carrera. Lo mismo aplica a los empleados – si usted entra en pánico o entra en cólera muy seguramente creará una atmósfera que facilitaría que sus empleados hagan lo mismo.

Habilidades Profesionales Aptitud: No hay nada como saber cómo hacer su trabajo y hacerlo bien. Esto no solo incluye la logística de su trabajo sino también sus habilidades gerenciales. Usted tiene que trabajar constantemente para mejorar sus habilidades gerenciales, de relaciones laborales, de mercadeo y de producción. Esto exige que usted participe en capacitación especializada siempre que surja la oportunidad. Esto es esencialmente cierto si su experiencia gerencial no incluye manejo de empleados o labores de recursos humanos. Dada la competitividad del campo laboral en general, es imperativo crear un entorno para sus empleados que resalte la aptitud en lo relacionado a hacer más sencillas las rutinas de trabajo. Los gerentes que no están capacitados adecuadamente o que necesitan pulir sus habilidades sufrirán para aplicar técnicas gerenciales y eso retardará el trabajo, complicarán los problemas y llevarán a problemas de moral. La aptitud en el lugar de trabajo entre los gerentes es una de las quejas más citadas que los empleados mencionan en múltiples entrevistas laborales.

Pensamiento Progresista: La mayoría de los empleados de hoy son mucho más “liberales” que hace veinte años en lo relacionado con el lugar de trabajo y cómo ven sus trabajos. La introducción de los “viernes casuales” ha creado una cultura corporativa más diferente que se concentra en mantener felices a los empleados y en inspirarlos a hacer un buen trabajo. Ser dado a aceptar sugerencias razonables de los empleados les mostrará que usted está tratando de moldear el lugar de trabajo para hacerlos lo más productivos y cómodos que sea posible. Así los hará más felices y más dispuestos trabajar con usted.

Habilidad de combinar visiones: Un buen gerente será capaz de manejar las rutinas diarias de trabajo que realizan los trabajos y las estrategias más amplias que conforman los objetivos corporativos de la compañía. Ser capaz de combinar las dos es muy importante para mostrarles a sus empleados las razones para sus acciones. Usted no tiene que explicar cada pequeño detalle, pero si mantiene a sus empleados informados sobre sus estrategias, grandes, medianas y pequeñas, les ayudará en términos de moral y productividad. Usted también se sorprenderá de las buenas sugerencias que puede recibir de los empleados una vez entiendan toda la imagen y objetivos corporativos.

Comunicación: Los empleados a menudo se quejan de las decisiones de la gerencia que, para ellos, no tienen sentido. A menudo hay razones de fondo para estas decisiones, per muchos gerentes se rehúsan a compartir la lógica con sus empleados bajo la falsa suposición que los empleados no entenderán y que en últimas puede llevar a rumores y resentimientos. Hay algunas cosas en los negocios que se quedan en la gerencia, pero muchas veces los secretos solo llevan a traiciones, rumores y baja moral. Todos hemos visto la tira cómica Dilbert, una de las tiras cómicas más divertidas de todos los tiempos. En el centro de prácticamente toda historieta se ve la vieja lucha entre trabajadores habilidosos y “jefes con cabezas puntiagudas”. Esta historieta es muy popular porque muchos empleados piensan lo mismo que Dilbert y sus compañeros de trabajo – que su jefe es un idiota que toma decisiones a su antojo. En el caso de Dilbert, él tiene la razón, su jefe es un idiota. En la mayoría de casos, los jefes no son estúpidos sino malos comunicadores. Dedicar tiempo para explicar decisiones va de la mano con mantener a sus empleados felices y que sus rutinas de trabajo sean fluidas. Los empleados se sienten apreciados y trabajan más duro.

Como se mencionó, estas no son las únicas habilidades y atributos que posee un buen gerente. Son las principales características que ayudan a crear las bases para una rutina gerencial saludable. Si usted, como gerente, se concentra en estas, muchos de los problemas de la rutina laboral dejarán de surgir o desaparecerán.

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